Dicas para alugar uma sala de reunião por hora

Dicas para alugar uma sala de reunião por hora - Espaço Certo Santos

Os business centers oferecem estrutura completa para realização de reuniões de negócios. São locais com ambiente totalmente corporativo com serviços de internet, estacionamento, recepção bilíngue, café e apoio audiovisual.

Este tipo de locação avulsa é muito procurado por advogados, coaches, consultores, contadores, empresas de recrutamento e seleção, psicanalistas, psicólogos, nutricionistas, arquitetos, engenheiros, corretores de imóveis e de seguros e profissionais que fazem home office e que não querem receber seus clientes em casa.

Confira algumas dicas para escolher o local certo para sua reunião:

Avalie a localização: Observe se o local oferece acesso fácil aos demais participantes da reunião, seja por transporte público ou em veículo próprio. Caso o centro de negócios esteja localizado em uma rua mais afastada, você deverá ressaltar as coordenadas de chegada aos convidados para garantir que eles cheguem com tranquilidade. Se sua reunião for ocorrer no período noturno, a segurança da região também pode ser um fator determinante na avaliação.

Visite o local: Se possível, vá até o local e avalie o atendimento da recepção, a estrutura e limpeza do local e acessibilidade. Também é ideal visualizar a sala que será usada e já se informar sobre os equipamentos que são disponibilizados e o que você precisará levar no dia. Normalmente o notebook não é fornecido, mas alguns locais o disponibilizam com custo extra para locação. Equipamentos de TV para projeção podem ou não compor a sala, por isso se você vai fazer uma apresentação, observe se a TV tem as entradas compatíveis com seu notebook ou se será preciso usar algum adaptador. Se você estiver contratando uma sala em outra cidade, peça fotos da sala e das áreas comuns.

Verifique as condições de estacionamento: Para que não haja nenhum atraso ou inconveniente em sua utilização, é aconselhável escolher um local com facilidade de estacionamento, seja no local ou com opção de algum convênio próximo. Lembre-se de avisar seu cliente antes e de perguntar se é preciso carimbar o ticket ao sair.

Avalie que impressão seu cliente terá de você: Em alguns casos o profissional que marca a reunião não quer que seu cliente identifique que está fazendo uma locação avulsa. Se esse for o caso, certifique-se que não há sinalizações ou propaganda do próprio escritório com os dizeres “virtual” na fachada, por exemplo.

Informe-se sobre convênios que possam gerar desconto: Entidades de classe costumam firmar parcerias com escritórios virtuais. Quando fizer as cotações, pergunte se há algum desconto para sua profissão ou área de atuação.

Veja a avaliação das empresas no Facebook: Como todos os segmentos, os escritórios virtuais estão nas redes sociais. Acesse a página das empresas e confira o feedback deixado por outros usuários.

Conheça as políticas de reserva, cancelamento e hora extra: Normalmente os escritórios virtuais consideram o horário reservado mesmo que haja atraso por parte do seu cliente. Informe-se também se costumam reservar outro cliente na sequência e pergunte como é o procedimento caso sua reunião dure mais do que o esperado, tanto pela questão financeira quanto pelo inconveniente de ser interrompido antes de terminar o atendimento que está sendo feito.

Autor: Aline Bottacin Brito é gerente do Espaço Certo Escritórios Prontos, que desde 2011 oferece serviços de escritório virtual, escritórios exclusivos e locação de salas de reunião e auditório na cidade de Santos/SP.

Espaço Certo Escritórios Prontos em Santos
O Espaço Certo é uma solução moderna, inteligente e econômica, que oferece infraestrutura completa para empresas e profissionais liberais: escritórios prontos exclusivos, escritórios virtuais, salas de reunião, auditório, sala espelho e espaço para coworking.

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