Não importa qual seja o contexto, certamente, você já ouviu falar sobre gestão de tempo. Pode ter sido no trabalho ou na vida pessoal, a expressão sempre surge como uma ação indispensável ao sucesso e à qualidade de vida.
E se o tema já era muito abordado, principalmente, no cenário corporativo, atualmente, ele só ganha relevância.
Isso porque, o tempo está cada vez mais escasso e as 24 horas diárias já parecem não ser suficientes para realizar todas as atividades que gostaríamos.
Afinal, todo mundo tem pressa, os prazos são curtos e tudo exige velocidade máxima.
De tal modo, não é difícil entender a importância que tem sido dada ao gerenciamento do tempo, não é mesmo?
Através dessa habilidade, é possível organizar melhor a vida, evitar atrasos, acúmulo de tarefas, queda na produtividade, estresse, noites mal dormidas, pior na qualidade dos relacionamentos, na saúde e muito mais!
Por isso, se você quer descobrir como desenvolver a capacidade de lidar melhor com as horas disponíveis no seu dia, fique por aqui até o final.
Vamos te dar 6 dicas incríveis de gestão de tempo!
Confira.
O que é, de fato, Gestão de Tempo?
Na prática, a gestão de tempo é a capacidade de mensurar quanto demora para que cada atividade possa ser concluída.
Para exemplificar, imagine que você entra no trabalho às 08h00 e demora 1 hora e meia para chegar da sua casa até a empresa. Assim, você deve fazer um cálculo básico e concluir que deve sair de casa, no máximo, às 06h30, certo?
No dia a dia, se uma tarefa leva 3 horas para ser realizada, você não deve dar um prazo muito “justo”.
Sabe o exemplo do horário do trabalho? Pois é, deixar para sair de casa exatamente às 06h30 pode ser bastante arriscado. O ideal é sempre uns minutinhos como margem para imprevistos.
Obviamente, a mesma lógica vale para cada tarefa do seu cotidiano.
Embora a definição seja simples, sabemos que a gestão de tempo no trabalho e na vida pessoal nem sempre sai como imaginamos, não é mesmo?
Então, o que será que pode ser feito para ter sucesso nessa missão?
Como fazer uma boa gestão do tempo? Confira 6 dicas!
Se você pretende ter maior controle sobre o seu tempo, o primeiro passo é organizar sua rotina. Ou seja, é preciso ter conhecimento de tudo o que deve ser feito e quanto tempo demora para realizar cada atividade.
Também é fundamental definir quais são as prioridades e estabelecer uma ordem coerente de execução de todas as tarefas. Caso contrário, seu cotidiano será baseado em “apagar incêndios”.
Além disso, existem algumas dicas que podem ser colocadas em prática para te ajudar a gerenciar o tempo de forma eficiente.
Veja abaixo:
1. Planeje seu dia
Sempre, ao final de um dia de expediente, separe de 20 a 30 minutos para listar tudo o que precisará ser feito no dia seguinte. Verifique todas as suas anotações e organize, por ordem de prioridade, tudo deverá ser realizado.
Uma boa ideia é usar uma ferramenta para lembrar as demandas da semana e não perder nenhum prazo. Alguns aplicativos permitem que sejam desenvolvidos checklists que facilitam a visualização das atividades.
2. Faça projeções
Outra recomendação que pode surtir bastante efeito é projetar cenários futuros, a fim de tentar identificar problemas que podem aparecer.
Obviamente, imprevistos sempre acontecem, porém, é importante fazer o possível para tentar prever, com base em histórico e estatísticas, o que tem probabilidade de atrapalhar seu planejamento.
Dessa maneira, sua gestão de tempo tem chances muito maiores de ser bem sucedido. Até porque, controlar alguns fatores externos ajuda a antecipar situações que costumam surgir “de repente” e comprometer toda sua programação.
Em adição, fazendo essas projeções, analisando o que precisa ser feito e o que pode dar errado, tudo tende a ser o mais parecido possível com o que você planejou no dia anterior.
3. Agrupe atividades parecidas
Mais uma ideia para quem procura executar todas as tarefas com excelência e sem perder tempo é reunir todas as atividades que são parecidas.
Isso significa que estabelecer uma sequência lógica para os processos e fazer tudo aquilo que exige uma mesma habilidade pode fazer o trabalho render mais.
Afinal, ao se familiarizar com a atividade e repetir o raciocínio mais de uma vez, a operação é otimizada, podendo ser finalizada em menos tempo e de forma mais fluida.
4. Delegue tarefas
Pessoas que não conseguem delegar tarefas costumam ter a tendência de querer “abraçar o mundo”. Assim, ficam sobrecarregadas e, mais do que isso, acabam não dando conta de tudo o que precisam.
Como consequência, a gestão de tempo é drasticamente prejudicada. Por isso, é essencial confiar na sua equipe — no âmbito profissional, por exemplo — e deixar que outros colegas cuidem de processos que não cabem, necessariamente, só a você.
Desse modo, fica mais fácil administrar seu dia e priorizar atividades que, de fato, dependem das suas habilidades.
5. Defina prazos palpáveis
Outra característica muito presente na personalidade de quem não consegue lidar bem com o tempo é a dificuldade de estabelecer prazos realistas.
Muitas vezes, essas pessoas acabam sendo demasiadamente otimistas e acreditando que vão conseguir concluir determinada tarefa em um intervalo mais curto do que realmente é possível.
Portanto, aqui, a dica é não cair nessa armadilha e procurar ser honesto com você mesmo na hora de estipular prazos.
Além disso, é fundamental cronometrar quanto tempo você demora para fazer essa ou aquela atividade. Assim, você conhecerá seu rendimento com base em dados consistentes para fazer previsões.
6. Aprenda a dizer “não”
Por fim, a sexta dica indispensável a quem deseja fazer uma boa gestão do tempo é aprender a dizer “não”!
É muito comum que durante o dia novas demandas surjam, as quais, na maioria das vezes, sequer estavam planejadas.
Nessa hora, você pode ter o ímpeto de sair resolvendo rapidamente, tendo como pretexto a famosa frase “ah, só leva 5 minutinhos, não custa nada!”. Porém, esses “5 minutinhos”, somados, podem resultar em horas perdidas no fim do dia.
Então, saiba o momento certo de não estar disponível e negar determinada tarefa que pode minar, completamente, seu cronograma.
Qual a importância de um bom gerenciamento do tempo?
Se você está lendo este post, certamente, é porque já imagina a importância de conseguir administrar bem o seu tempo, certo?
No entanto, vale a pena destacarmos os principais benefícios obtidos a partir de um gerenciamento eficaz das suas horas.
Acompanhe:
Mais tempo livre
Ao assumir o controle do seu dia e parar de desperdiçar seus preciosos minutos de vida com coisas desnecessárias, você vai ter a gratificante sensação de que consegue fazer mais coisas em menos tempo.
Como resultado, você terá mais tempo livre para fazer coisas que gosta, como relaxar, passear e se distrair sem se preocupar com nenhum projeto atrasado.
Limite entre trabalho e vida pessoal
Além disso, a gestão de tempo bem feita ajuda a estabelecer limites claros entre a vida pessoal e a vida profissional. Isso porque, usando as estratégias adequadas, as tarefas não se misturam ao longo do seu dia.
De tal maneira, você consegue saber, com clareza, o que não dá para esperar e o que pode ser feito amanhã, por exemplo, sem precisar espremer seus compromissos em uma agenda conturbada.
Menos estresse e ansiedade
Outra grande vantagem de ter maior controle sobre seu tempo é a redução dos índices de estresse e ansiedade.
Afinal de contas, quando uma rotina é estabelecida e seu cronograma passa a ser cumprido da forma que você espera, sua mente relaxa!
Sem precisar ficar constantemente em estado de alerta, à espera do próximo “incêndio” que precisará “apagar”, fica muito mais fácil garantir a saúde mental e a qualidade de vida.
Aumento da produtividade
Para terminar, ao aprender a lidar com o seu tempo, adotando as técnicas que sugerimos neste artigo, é natural perceber um aumento no seu rendimento. Isso acontece devido à organização e à clareza criada durante o processo de gestão.
Portanto, a habilidade de gerenciar bem as suas horas, como vimos, pode ser treinada e aperfeiçoada.
Basta dar o primeiro passo!
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