Nestes anos de experiência no setor, acompanhamos muitas empresas que procuram estruturas de business centers para obtenção ou transferência do seu endereço fiscal. Esta contratação é mais séria do que a cessão de endereço comercial e requer uma análise por parte do escritório para evitar dores de cabeça e prejuízos para o cliente.
Quando o cliente contrata o serviço de endereço fiscal, o escritório virtual cede a documentação necessária para dar entrada nas repartições públicas e, posteriormente, na obtenção do alvará de funcionamento da empresa. Porém é fundamental que haja acompanhamento por parte do contador, pois nem todas as atividades poderão se estabelecer em uma estrutura virtual.
Especificamente na cidade de Santos, uma lei municipal de 26 de dezembro de 2007, regulamenta a atividade dos escritórios virtuais e facilita muito a vida do empresário que opta por este tipo de estrutura. Já em outras cidades do país isso pode variar.
A restrição mais frequente é para empresas que exercem comércio, importação, exportação, transporte de mercadorias e demais atividades que obrigam à contribuição do ICMS. Para fazer tal contribuição, o cliente precisará de uma Inscrição Estadual e a legislação estadual não permite a utilização de endereço residencial ou de ponto de referência (caso dos escritórios virtuais) para este registro.
Como só é permitida uma inscrição estadual por endereço, este cliente precisará de uma sala exclusiva no Business Center para obter suas licenças. Esta constatação normalmente é decepcionante para o cliente que esperava contratar o serviço mais econômico oferecido e se vê obrigado a optar por um escritório que ficará bloqueado para ele, havendo ou não utilização.
Ainda assim, o cliente estará sujeito às normas que se aplicam a qualquer locação de escritório tradicional, ou seja, caso a atividade exija depósito ou local de armazenamento de produtos perigosos, por exemplo, isso será levado em conta pela fiscalização no deferimento da Inscrição Estadual.
Para o escritório virtual que desenvolve suas atividades com seriedade, esta orientação e análise inicial é uma parte importante do primeiro atendimento. Sempre haverá o cliente que insinuará que está disposto a correr o risco e contratar o serviço inadequado para tentar pagar menos, porém, mesmo que o jeitinho brasileiro funcione e a inscrição seja obtida, o risco à imagem do Business Center sempre estará presente.
Sendo assim, a escolha por um escritório virtual é uma opção vantajosa pela flexibilidade e pelos diversos serviços oferecidos e valores praticados. O que precisa ficar claro ao empresário é a necessidade de conversar com o contador para fazer as melhores escolhas desde o princípio. Afinal, planejamento nunca é demais.
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