Ter reuniões mais produtivas tornou-se uma necessidade essencial. Mesmo quem já tinha o costume de organizar esses encontros viu a frequência aumentar nos últimos meses. Seja para discutir estratégias, analisar resultados e até mesmo para conversas mais informais entre os funcionários.
Mas o que fazer para tornar essas reuniões mais produtivas? Para ajudar todo mundo na hora de organizar a reunião, nós da Espaço Certo decidimos fazer esse post com 5 dicas valiosas. Seja presencial ou online, algumas coisas são fundamentais para realizar reuniões mais produtivas. Confira todas elas a seguir:
#1. Defina o objetivo principal da reunião e quem são os participantes fundamentais
Esse parece um item fundamental e óbvio, mas muitas pessoas se esquecem de definir as prioridades de uma reunião – o que pode acabar afetando completamente os resultados a serem obtidos por ela. Quando falamos em definir o objetivo principal, não estamos dizendo que só pode existir um único objetivo. Uma mesma reunião pode servir para discutir diversos pontos, mas é preciso que eles estejam claros para quem está organizando e para quem vai participar dela.
Por isso, ao organizar a reunião e enviar os comunicados para quem vai participar, procure explicitar quais serão os pontos a serem discutidos nela. Por exemplo: se a reunião é para discutir os resultados de uma campanha feita no mês anterior, deixe claro no aviso “Reunião sobre resultados da campanha X de abril 2021”. Isso ajuda a nortear as discussões e também a preparar os participantes sobre o que será discutido.
E por falar neles, aproveite esse momento inicial e analise quem realmente faz sentido em estar presente na reunião. Em equipes maiores, será que é realmente necessário que todos do departamento participem de uma reunião sobre estratégia? Será que os responsáveis da equipe financeira precisam de fato participar de uma reunião sobre decisões criativas? Reúna somente quem for pertinente para a discussão dos objetivos. Dessa forma, você reduz possíveis questionamentos fora do escopo daquele encontro e não atrapalha o cronograma de quem possivelmente não precisaria estar ali.
Bônus: Aproveite esse momento inicial para definir qual será o modelo de reunião. Ela pode acontecer de forma online, ou é necessário reunir os participantes presencialmente? É importante ter isso em mente, principalmente em tempos de pandemia, para não acabar expondo as pessoas a ambientes de risco no trajeto até a reunião.
#2. Reserve o horário e local com antecedência
Agora que os objetivos e os participantes foram definidos, é o momento de agendar a reunião. Se a reunião envolve decisões importantes e todos os envolvidos têm condição de participar presencialmente, cogite alugar uma sala de reunião. Mas para que o encontro aconteça sem imprevistos, faça a reserva do horário e local antecipadamente, comunicando todos os envolvidos com antecedência.
É importante considerar que nem todos possuem as mesmas condições de transporte e/ou infraestrutura para reuniões emergenciais, então se é um assunto que precisa de uma discussão aprofundada, nada de marcar a reunião para o mesmo dia! Assim como os organizadores precisam se preparar com os dados e informações necessárias para discutir, quem vai participar também precisa estar preparado.
Bônus: Reuniões precisam de uma duração pré-definida! O tempo determinado não é para apressar os participantes, mas sim para fazer com que todos os participantes não desviem do objetivo principal e utilizem o tempo disponível da melhor forma possível a fim de encontrar soluções e discutir sobre o que está sendo proposto.
#3. Conduza a reunião com objetividade
Para reuniões mais produtivas, é interessante que os assuntos a serem discutidos sejam tratados de forma objetiva. Se for utilizar apresentações, procure separar os assuntos em tópicos claros e diretos.
E como autoridade máxima durante o encontro, trate de apagar possíveis incêndios que surjam durante a discussão. É importante lembrar que aquele momento é para discussão sobre o objetivo principal da reunião. Se notar discussões desviando do assunto, tome a dianteira da conversa e volte para o objetivo.
Por falar em discussões, é importante que todos os participantes escolhidos para o encontro participem. Opiniões diversas enriquecem o debate sobre o assunto e ajudam na descoberta de soluções. É importante que o espaço da reunião seja acolhedor e que os participantes se sintam à vontade para expressarem o que estiverem pensando. Os organizadores devem estar atentos a isso.
#4. Não deixe as dúvidas acumularem
Muitas vezes os participantes de uma reunião terminam o encontro com dúvidas ou sem entender quais são as ações a serem tomadas a partir dela. Portanto, quem estiver orientando deve ficar atento para que todos que estiverem participando entendam claramente tudo que está sendo discutido e/ou proposto na reunião.
Dessa forma, além de ter reuniões mais produtivas, elas também se tornam assertivas. Lembre-se de questionar se os participantes entenderam o que foi discutido. Se alguém não entendeu um dos itens discutidos explique-os novamente.
#5. Reuniões mais produtivas devem ser documentadas
Apesar de terem horários definidos, as reuniões não acabam na hora em que o tempo reservado chega ao fim. É preciso colocar as ideias em prática se a reunião foi para decidir novas estratégias, se foi uma reunião de alinhamento, os coordenadores devem passar aos outros colaboradores as novas informações e assim por diante.
Para que isso aconteça e os objetivos da reunião sejam alcançados é importante que ela seja documentada. Isso pode ser feito através de uma ata tradicional, ou até mesmo que se escolha uma pessoa responsável por fazer as anotações oficiais do encontro, que serão compartilhadas com todos os participantes assim que possível.
Bônus: No caso de reuniões que acontecem periodicamente, esses documentos podem servir, inclusive, como norteadores de discussão. Eles podem ajudar na recapitulação do que foi combinado e, nas reuniões seguintes, verificar se as ações decididas na reunião foram de fato colocadas em prática e quais resultados provocaram. Invista nesse documento!
Agora que você já tem essas informações, comece a aplicá-las na hora de organizar as suas próximas reuniões. E se ficou com alguma dúvida ou quiser esclarecer alguma das dicas, deixe sua questão nos comentários dessa postagem.
