Você vai mudar de escritório? Saiba os principais fatores a levar em consideração

Seja por conta do momento atual ou não, algumas coisas precisam ser levadas em consideração quando a intenção é mudar de escritório.  

Enquanto estiver elaborando seu planejamento, algumas perguntas devem ser respondidas: 

  • Qual é o motivo da mudança? 
  • Quais dores você tinha no imóvel anterior e que quer sanar? 
  • O que é indispensável ao mudar de escritório?  
  • E o que é desejável? 

Uma boa ideia é envolver sua equipe de colaboradores neste processo. Quem frequenta o ambiente poderá trazer diversos insights e sugestões que podem melhorar a operação e também o clima do seu futuro espaço. 

 

1. Avaliando a localização

Certamente um edifício AAA em uma localização excelente terá um custo elevado. Se este item não ficou na lista do “indispensável”, será preciso ponderar diversos fatores para avaliar o custo benefício das opções que você encontrar: 

  • O escritório está em uma boa localização? 
  • O local é seguro? 
  • Há compatibilidade com a moradia da maioria dos seus colaboradores? 
  • Existem meios de transportes públicos por perto? 
  •  estacionamento disponível? Qual o valor? 
  • Quais são os estabelecimentos (academia, restaurantes, banco, farmácia) da região? 

 

2. Estrutura existente 

Muitas vezes ao avaliar um imóvel olhamos apenas o custo mensal da locação, mas é importante considerar a estrutura que já está pronta e pode ser aproveitada. Alguns pontos que você deve observar são: 

  • O imóvel tem ar condicionado ou pelo menos está preparado para a instalação dos equipamentos? 
  • O piso e forro estão ok? 
  • Há cabeamento de rede e telefonia que pode ser aproveitado? 
  • O formato do conjunto está adequado ou você terá que investir em um projeto e uma obra? 
  • Há alguma estrutura de copa? 
  • Há algum mobiliário que poderá ser aproveitado?  
  • As dimensões do seu mobiliário atual se enquadram no novo espaço? 

 

3. Tempo de contratação 

Avalie seu momento e seus planos de médio prazo e tente adequar sua necessidade à negociação. Em uma realidade tão dinâmica, ficar preso em um contrato de locação longo demais e sem flexibilidade por ser uma cilada. 

Quem sabe qual tamanho terá sua equipe daqui a 2 anos? Ela tanto pode dobrar de tamanho como ter optado por fazer home office metade do tempo, por exemplo. 

 

4. Escritório novo, vida nova 

Aproveite este momento em que todos estão mais abertos à mudança para buscar implementar ações que você sempre quis e não podia antes. 

  • Planeje um ambiente que inspire a sua equipe. Procure oferecer espaços de descompressão e amenidades que suavizem a rotina de trabalho. Talvez seja importante para eles poderem almoçar no local, então uma copa bem montada certamente vai agradar. 
  • Faça um pente fino na sua operação e analise se todos os equipamentos, papéis e processos atuais são realmente necessários. 
  • Adote medidas sustentáveis ao mudar de escritório como separar o lixo limpo, eliminar os copos descartáveis e reduzir a quantidade de impressões. 
  • Reveja seus fornecedores de telefonia, internet, outsourcing de impressão, por exemplo. A melhor mudança é aquela que ainda traz economia. 

 

5. Pense fora da caixa 

Se você está buscando mudar de escritório, talvez não seja preciso escolher mais do mesmo. Além da locação tradicional existem muitas opções de escritórios compartilhados que podem agregar diversos benefícios ao seu momento. 

O Censo Coworking Brasil 209 identificou 1.497 espaços de coworking no país. Foram analisados todos os municípios brasileiros acima de 100 mil habitantes e foram encontrados espaços de coworking em 195 deles. Ou seja, esteja você onde estiver, deve haver uma opção próxima. 

Com a pandemia da COVID-19 muitas empresas repensaram seus modelos tradicionais de escritório e entenderam que flexibilidade pode significar produtividadeMas nem todos entendem por completo o que é e como funciona um espaço como estes, então é importante estar atento a este movimento para não ficar para trás. 

Os escritórios compartilhados como o Espaço Certo oferecem diversas opções de contratação. Você pode usar horas avulsas de sala de reunião ou de mesas de trabalho, pode ter planos mensais destes serviços ou pode ter uma sala privativa dentro da estrutura oferecida. 

 

Como funciona? 

Os contratos em um coworking são de prestação de serviços e não de locação. Isso faz com que as condições sejam muito mais flexíveis. Normalmente também não é necessário ter fiador. 

Cada empresa trabalha de uma forma, mas de modo geral você terá incluso: sala mobiliada, ar condicionado, internet, telefonia, recepção e limpeza. Alguns contratos podem oferecer cotas de salas de reunião para apoio da sua operação. 

Outros diferenciais que você encontra no Espaço Certo e que pode buscar quando for contratar um coworking são: 

  • Acesso 24h com controle de biometria. 
  • Internet com redundância. 
  • Presença de um profissional de TI no local. 
  • Empresa especializada em monitoramento de redes acompanhando desempenho da internet. 
  • Equipe Bilíngue. 
  • Salas de reunião de diversos tamanhos. 
  • Espaço Garden. 
  • Lounges. 
  • Biblioteca compartilhada. 
  • Cabine telefônica. 
  • Estacionamento conveniado. 
  • Unidades em Santos e São Paulo. 

 

Algumas vantagens de optar por um escritório compartilhado são: 

  • Redução de custos.  
  • Uma fatura única vai trazer menos dor de cabeça e reduzir a operação do seu financeiro. 
  • Você vai terceirizar diversas coisas, entre elas, o departamento de facilities. A lâmpada queimou, o ar condicionado pifou? Quem resolve é o coworking. 
  • Você também vai terceirizar a recepção, o TI e a limpeza, reduzindo seu passivo trabalhista e a preocupação com ausências, férias, etc. 
  • Acesso a áreas comuns interessantes, com espaços de descompressão e networking. 
  • Interação com outras empresas, fomentando parcerias. 
  • Flexibilidade para aumentar ou reduzir o número de posições contratadas ou o tamanho da sua sala conforme a necessidade da empresa. 
  • Investimento zero. 

 

Confira mais sobre cases de redução no artigo: https://espacocerto.net.br/essas-empresas-conseguiram-reduzir-seus-custos-em-ate-85/ 

 

Cada coworking tem uma identidade, por isso é aconselhável que você visite, experimente, peça referências, acompanhe nas redes sociais e avalie se você se sente à vontade com o ambiente e com as pessoas que trabalham lá. Pense que aquela equipe é que vai receber seu cliente e cuidar dos seus colaboradores. 

Fazer parte de uma comunidade pode também abrir os horizontes dos seus colaboradores. Já que o networking é tão importante, estar em um ambiente em que a convivência com outros segmentos ocorre de forma orgânica só tem a somar. 

Confira mais em: https://espacocerto.net.br/vantagens-de-trabalhar-em-um-escritorio-compartilhado/ 

 

E se você ainda tem dúvidas sobre este modelo compartilhado, será um grande prazer oferecer uma degustação em nosso escritório. Traga sua equipe para usar uma sala privativa ou de reunião. Nada como avaliar o serviço consumindo. Quer saber como? Entre em contato com a nossa equipe comercial. Será um prazer recebe-lo! 

Seja na locação tradicional ou em um coworking, nosso desejo é que sua mudança de escritório seja um SUCESSO! 

 

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