Com a necessidade do distanciamento social, passamos a fazer reuniões online como nunca. Mas nem sempre esse tipo de atividade é satisfatório. Uma alternativa são as reuniões híbridas e neste texto falamos o porquê.
Que a tecnologia salvou a vida de muitas empresas neste tempo de pandemia não há dúvidas. Mas não podemos fechar os olhos para os pontos negativos de todo esse distanciamento. Vale destacar que essas adversidades fizeram com que várias empresas passassem a considerar mais seriamente a adoção do modelo de reuniões híbridas em seu dia a dia.
Sabemos que a tecnologia, com suas chamadas de vídeo, reuniões virtuais e ferramentas de colaboração para controle das atividades, permitiu o trabalho remoto a milhares de funcionários. Os pontos positivos foram muitos, mas a falta de contato pessoal também traz algumas questões negativas.
Entenda melhor as reuniões híbridas
Com o começo do relaxamento das regras de distanciamento social, as empresas puderam buscar soluções para amenizar os impactos negativos que o excesso de reuniões virtuais pode causar nos funcionários e nos negócios. Uma delas é o modelo de reunião híbrida.
Por definição, uma reunião híbrida deve ter parte de seus participantes de maneira presencial, normalmente em um escritório, e outra parte remotamente. Sempre com apoio de tecnologia de vídeo, áudio e compartilhamento de conteúdo.
Ou seja, a intenção é ter alguns participantes fisicamente na reunião, que conseguirão manter o foco e a cadência da agenda de discussões. Outros remotamente que poderão agregar com sua participação orquestrada. E o compartilhamento de conteúdo por meio das ferramentas tecnológicas que deixarão a reunião muito mais rica e produtiva.
Na verdade, este modelo é similar ao que já era utilizado por multinacionais quando precisavam envolver pessoas de vários escritórios do mundo em uma mesma reunião. A diferença agora é que esse modelo se expandiu de maneira intensa.
As desvantagens das reuniões online
No auge da pandemia as empresas não tiveram outra opção além das reuniões online. Porém, nem todos estavam acostumados com esse modelo. Alguns trabalhadores e até gestores se sentiram desconfortáveis com as reuniões virtuais devido a algumas desvantagens e barreiras que esse modelo de contato pode trazer, como por exemplo:
Problemas técnicos
O computador que trava, a conexão da internet que “cai”, o programa de software da reunião que não funciona direito. Muitos são os possíveis problemas técnicos que podem acontecer e que, à distância, podem não ser rapidamente resolvidos.
Além disso, a empresa precisa garantir que todos os seus colaboradores tenham em mãos os equipamentos e softwares necessários para as reuniões, bem como fornecer todo o apoio técnico.
Dificuldade de comunicação
Quem nunca teve que avisar aquela pessoa que estava falando com o microfone desativado? Ou não conseguiu entender direito o que o outro participante falou porque ao fundo se ouvia uma sinfonia de cachorros latindo ou até mesmo o som de uma TV ligada? Uma pessoa mais tímida pode não pedir para que a pessoa repita e esclareça o assunto.
Sem contar quando a reunião online inclui um número muito grande de pessoas e fica difícil saber quando o outro terminou de falar. Os participantes acabam atropelando as ideias e a reunião fica atravancada.
Tópicos delicados
Os gestores sabem que certos tópicos são muito sérios e delicados para serem tratados em reuniões online. Estes assuntos seriam mais fáceis e confortáveis de serem discutidos em reuniões presenciais ou, pelo menos, em reuniões híbridas.
Falta do contato pessoal
A falta de contato pessoal entre os colaboradores por um longo período de tempo pode não somente causar distúrbios emocionais aos funcionários, como também contratempos para os negócios da empresa. Isso porque aquela conversa informal que muitas vezes acontece na hora do cafezinho pode fazer uma grande diferença em muitas negociações.
Como preparar sua empresa para reuniões híbridas
Apesar da possibilidade de alguns pequenos problemas, o cenário atual levou os gestores a pensarem em estratégias que tornem o local de trabalho versátil o suficiente para abrigar o modelo de trabalho híbrido. Requerendo não somente uma mudança de cultura, mas também algumas reformulações estruturais.
Por exemplo, enquanto durar a pandemia, é importante garantir um espaço com salas maiores e arejadas, em que seja possível manter o distanciamento necessário entre os participantes físicos ou com divisórias acrílicas transparentes. Além de uma localização de fácil acesso ao escritório, evitando a necessidade da utilização de muitos transportes públicos.
A preparação tecnológica também é imprescindível, com recursos de áudio, vídeo e softwares próprios que permitam a plena interação entre os participantes da reunião, tanto físicos, quanto virtuais.
Mas como as reuniões híbridas podem auxiliar no equilíbrio de empresas que abriram mão de seus escritórios e abraçaram de vez o trabalho remoto ou home office?
Nestes tempos de home office, uma alternativa em alta para as empresas que escolheram não manter seus escritórios físicos após a pandemia, são os espaços compartilhados de trabalho, também conhecidos como coworkings.
Os coworkings oferecem desde posições compartilhadas de trabalho até escritórios privativos e salas de reunião, do tamanho da necessidade do cliente, com toda a estrutura necessária. Esse tipo de contratação facilita muito a vida de empresas que não têm escritório próprio e precisam de um local para reuniões periodicamente. O Espaço Certo, por exemplo, tem soluções e espaços de coworkings para todo tipo de empresa.
Vantagens das reuniões híbridas
A definição do termo híbrido é a junção de dois elementos. Neste caso, a palavra híbrida nos possibilita somar o melhor dos dois mundos: continuar trabalhando com flexibilidade e manter a força de trabalho das empresas. Além de alguns outros benefícios:
- Acesso a melhor tecnologia: por melhor que seja o notebook do funcionário em casa dificilmente se assemelhará aos recursos tecnológicos disponíveis no escritório ou em um espaço de trabalho compartilhado;
- Segurança: em tempos de pandemia os gestores precisam pensar na proteção de seus funcionários, portanto, menos funcionários trabalhando fisicamente, maior a segurança contra a disseminação do coronavírus;
- Saúde mental: o isolamento social pode causar depressão e ansiedade. O modelo híbrido permite o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional e um alívio no distanciamento, incentivando o retorno ao contato social com segurança;
- Produtividade: cada pessoa é diferente, assim como sua maneira de trabalhar. Uns podem ser mais produtivos em reuniões online, outros em reuniões presenciais. As reuniões híbridas permitem a todos serem produtivos.
É preciso encontrar um equilíbrio
O trabalho remoto já é parte do nosso presente e estará no nosso futuro. Mas o ser humano não está preparado para ficar isolado e a presença física faz falta em momentos importantes e delicados. Nas empresas, as reuniões híbridas ajudarão a trazer o equilíbrio nesse momento desafiador, conectando pessoas, mantendo o foco das empresas e aumentando a produtividade.
De qualquer forma, manter o interesse de todos os participantes e alcançar o objetivo de uma reunião nem sempre é fácil. Então, não deixe de ver 5 dicas valiosas para ter reuniões mais produtivas.
