Responsável por garantir que determinada empresa está atendendo, adequadamente, às exigências do fisco, a conciliação contábil merece absoluta atenção!
Apesar da sua importância, o processo ainda gera dúvidas não só entre os empresários, mas também entre os próprios contadores.
Por isso, se você não quer que seu escritório de contabilidade cometa nenhum deslize, acompanhe este post na íntegra! Vamos te mostrar o passo a passo de como a conciliação deve ser feita.
O que é Conciliação Contábil?
Enquanto contador, é provável que você já saiba o que é a conciliação contábil. Porém, nunca é demais reforçar alguns conceitos, certo? Então, vamos lá!
O processo de conciliação contábil diz respeito à análise das movimentações das contas de uma empresa. Resumidamente, os saldos são avaliados em busca de divergências que possam causar problemas ao negócio.
Algumas das inconsistências mais recorrentes são:
- Valores lançados com erros de digitação;
- Duplicidade nos lançamentos contábeis;
- Inversão de contas contábeis;
- Troca de contas;
- Omissões.
Nos casos onde são identificadas falhas, o setor financeiro da empresa deve efetuar a correção.
Qual a diferença entre Conciliação Contábil e Bancária?
Embora possam parecer a mesma coisa e representem, de fato, objetivos semelhantes, os processos apresentam diferenças.
A conciliação bancária é o ato de conferir os valores das contas bancárias a partir de documentações internas.
Por outro lado, a conciliação contábil pode ser a comparação de informações referentes à contabilidade, tendo como base folhas de pagamento e fluxo de caixa, por exemplo.
Por que é importante realizar a Conciliação Contábil?
Fazer a conciliação contábil é imprescindível à identificação de divergências que podem custar, inclusive, a sobrevivência de um negócio!
Isso porque, é através do processo que transtornos fiscais e judiciais podem ser evitados enquanto há tempo.
Além disso, sua realização permite que melhores estratégias sejam traçadas e auxilia na elaboração de demonstrações contábeis, como o balanço patrimonial.
Como a Conciliação Contábil deve ser feita?
A conciliação contábil é um procedimento que demanda muita atenção e envolve atividades como comparar as contas com os boletins de caixa, confrontar pagamentos duplicados, analisar as contas a receber e etc.
Mas qual deve ser o passo a passo dessas avaliações?
Confira a seguir como o processo deve ser realizado:
1. Oriente seu cliente
Antes de mais nada, você deve orientar seu cliente quanto às informações que ele deve te enviar. Além disso, é fundamental explicar que as contas bancárias pessoais e empresariais não devem ser misturadas.
Esse erro é muito comum, e pode trazer muitos prejuízos às finanças e gerar confusões com os extratos bancários.
2. Reúna os dados necessários
Num segundo momento, é hora de conferir se você tem todos os documentos em mãos. Além de ter maior precisão nas comparações, isso otimiza o processo, pois você não precisará ficar parando a cada 5 minutos para pedir algo que faltou.
Portanto, certifique-se de ter demonstrações financeiras e contábeis, planilhas de juros, relatórios e documentos fiscais emitidos (como notas fiscais). Lembrando que todos documentos devem estar atualizados.
3. Compare todos os dados
Agora sim, chegou o momento de comparar cada detalhe de cada um dos demonstrativos financeiros, mês a mês.
Verifique dados referentes a entradas, saídas, juros e datas de cada transação. Garanta que tudo está exatamente como deve estar e em casos de informações incompatíveis, tome nota cuidadosamente.
4. Corrija as inconsistências
Por fim, todas as inconsistências encontradas no passo anterior devem ser corrigidas. Para tanto, é primordial que seja identificada a causa da divergência.
Pode ter ocorrido um erro de fluxo de caixa, de cálculo ou de digitação, por exemplo.
É muito comum que pagamentos, saídas ou entradas sejam registradas, por descuido, mais de uma vez. Logo, você deve verificar os lançamentos efetivados.
Como otimizar sua prestação de serviços contábeis?
Bom, como contador, você melhor do que ninguém sabe o quanto uma conciliação contábil mal feita pode comprometer a saúde financeira da empresa do seu cliente. De tal modo, é sua responsabilidade ter “olhos de águia” e caçar erros!
E para que isso seja possível, um escritório organizado, onde seja fácil encontrar as informações necessárias sobre cada cliente é indispensável.
Assim sendo, aposte em móveis com divisórias e gavetas suficientes para separar a papelada e não se perder no meio da bagunça.
Outra boa dica é alugar uma sala em um coworking, onde a infraestrutura já está montada e toda mobília foi pensada justamente para otimizar a organização e oferecer praticidade.
Além disso, muito dinheiro será economizado com despesas como telefone, internet, limpeza e, é claro, aluguel. Isso porque, só é preciso pagar uma taxa mensal para ter acesso aos serviços.
Portanto, invista na qualidade do seu escritório e garanta a satisfação dos seus clientes!
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