Por que usar uma sala de reunião é tão importante?

O movimento de flexibilização dos modelos de trabalho já vem acontecendo há bastante tempo. A pandemia precipitou o processo nas empresas mais tradicionais e incentivou as mais engajadas a adotarem de vez o trabalho remoto. 

Para muitos profissionais liberais, porém, o home office já era uma realidade, pois dependendo da atividade e da personalidade, nem sempre faz sentido ter um escritório. 

Mas e naquele momento em que o cliente pergunta: “Vamos marcar uma reunião presencial para discutir melhor este assunto?”. As alternativas mais conhecidas são: padaria, café, shopping, escritório de um amigo, fazer da reunião um almoço… 

Mas realizar uma reunião em local inadequado pode prejudicar a sua imagem e, consequentemente, o seu negócio. Aí vão algumas razões: 

• Falta de Privacidade:  

Nem todos os assuntos podem ser discutidos em locais públicos. Mesmo que não seja ultra confidencial, é desagradável falar sobre um projeto ou precificar uma proposta com outras pessoas por perto. 

• Internet duvidosa:  

Além da qualidade do wi-fi não ser garantida, a segurança também pode ser crítica em redes de estabelecimentos que estão apenas fazendo uma cortesia aos clientes. 

• Falta de apoio audiovisual e de espaço adequado na mesa:  

Sem chance de projetar sua apresentação de forma satisfatória. E você ainda tem que ficar virando a tela do tablet ou notebook para se certificar que todos estão acompanhando o conteúdo.  

• Afeta sua credibilidade e até mesmo o preço do seu serviço:  

Fazer uma reunião em ambiente improvisado pode prejudicar bastante sua imagem como profissional. Você assume mais riscos de passar por imprevistos e pode dar margem para o cliente entender que seu “valor” é menor do que o valor de um profissional que possui escritório próprio. 

• Você paga pelo cafezinho:  

Pode até parecer que não tem custo usar uma padaria, mas se você pensar bem, a conta chega no final da reunião do mesmo jeito. 

Perceba que não estamos dizendo que um café para networking seja inadequado, mas você deve avaliar o motivo e o tema da reunião ao definir o local.  

Os coworking são ambientes projetados para este tipo de encontro. Tanto os profissionais que usam o endereço comercial do espaço como aqueles que só precisam realizar uma contratação esporádica se sentem acolhidos e confiantes para tratar do assunto que for. 

Para os profissionais que trabalham em home office ou vão realizar uma reunião em uma cidade onde não tem escritório, esta também é uma boa alternativa. Confira mais em https://espacocerto.net.br/onde-realizar-minha-reuniao-de-negocios/ 

Algumas vantagens de usar um coworking para realizar uma reunião são: 

• Ambiente corporativo: mesmo que você escolha um escritório compartilhado com identidade mais descolada, você estará em um local de trabalho, com pessoas focadas em produzir. 
• Recepcionistas bilíngues: significa que você tem o suporte de profissionais que acolherão seus clientes e darão as instruções necessárias. Você receberá o seu cliente direto na sala e poderá dedicar todo o tempo à sua reunião. Se você for receber mais de uma pessoa como em um processo seletivo, por exemplo, este serviço fará muita diferença. 
• Reserva antecipada do espaço: você não corre o risco de chegar em uma praça de alimentação e todas as mesas estarem ocupadas. No coworking você faz a reserva com antecedência e ganha tranquilidade para realizar sua reunião de negócios. 
• Internet de qualidade: coworkings normalmente tem uma estrutura robusta de TI, com internet de alta velocidade e um link de redundância para evitar intermitências no serviço. 
• Suporte de impressão: se você precisar imprimir ou digitalizar um documento durante sua reunião, poderá contar com este serviço. 

• Estacionamento: na grande maioria dos coworkings você terá facilidade de estacionamento próprio ou com convênio. 
• Café à vontade: no coworking você pagará pela reserva da sala, mas o cafezinho está incluso! 
• Networking: quem sabe você ainda tem o bônus de conhecer algum contato interessante nas áreas comuns do coworking? 

A locação por hora ou por dia de uma sala de reunião pode atender outras demandas, como a de uma contingência. Imagine que está faltando luz ou internet no seu escritório e você precisa transferir a equipe às pressas. Ou que você tem um projeto específico a desenvolver e precisa isolar seu time em um local profissional e com estrutura adequada. Ou ainda, se você vai fazer uma conferência por vídeo, mas o ambiente da sua casa não está favorável… Barulho de liquidificador pode desconcentrar qualquer ouvinte e você pode alugar uma sala de reunião apenas para garantir que terá silencio e internet de qualidade. 

Para completar, aqui vão mais algumas dicas extras para garantir o sucesso da sua reunião: 

• Visite o local antes de fazer a reserva para conhecer a estrutura e atendimento. Avalie a impressão que o cliente terá de você. 
• É importante não se esquecer de conferir as políticas de reserva, cancelamento e cobrança de hora extra.  

• Pergunte se há algum convênio que gere desconto na locação. Muitas vezes as entidades de classe firmam acordos com os coworkings.  
• Escolha uma sala de reunião com espaço suficiente para atender de forma confortável todos os participantes. Ou seja: confirme com seu cliente quantas pessoas da equipe dele virão. 
• Avalie os recursos de apoio que você vai precisar para conduzir e certifique-se com o coworking sobre a disponibilidade de todos eles (televisão, projetor, cabos de conexão, passador de slide, etc.). 
• Forneça antecipadamente as informações de acesso aos participantes, como endereço completo, horário, ponto de referência e estacionamento conveniado. 
• Passe para a recepção do coworking as informações relevantes sobre sua reunião, como nome dos participantes ou outras demandas que você preveja. 

• Caso alguém vá participar por videoconferência, avalie a plataforma a ser usada e teste os recursos antes. Tenha o cuidado de instruir os convidados sobre o acesso. 

Confira mais dicas neste outro artigo do blog.

Como fica o uso de uma sala de reunião em escritório compartilhado em tempos de pandemia? 

Os protocolos de prevenção à COVID-19 foram adotados nos coworkings de acordo com as orientações das organizações de saúde. O Espaço Certo aderiu ao Selo Escritório Mais Seguro do BeerOrCoffee, criado em conjunto com a SERCON (empresa referência em Saúde e Segurança no Trabalho) com o objetivo de validar a volta dos espaços compartilhados de forma segura e consciente. 

Todo o material surgiu com o objetivo de acompanhar as jornadas dos profissionais dentro dos coworkings e mapear os possíveis riscos de contaminação, criando um protocolo de prevenção. 

A metodologia foi baseada em um mapeamento e classificação de riscos a fim de reduzir as chances de contágio, considerando: 

1. Tempo de contato com um local ou objeto. 

1. Se o local ou objeto é de uso compartilhado ou individual. 

1. Tempo de vida do novo corona vírus de acordo com a superfície. 

1. Probabilidade do local ou objeto estar contaminado. 

Seguindo as recomendações de saúde e sendo aprovados no Selo Escritório Mais Seguro nós também criamos nosso próprio protocolo de prevenção à COVID-19, que você pode conferir clicando aqui.  

Uma das medidas importantes foi alterar o layout das salas de reunião para atender o distanciamento mínimo entre os participantes. A limpeza nos intervalos também foi intensificada. 

Que tal experimentar? 

Se você gostaria de usar uma sala de reunião como degustação, entre em contato com a nossa equipe comercial e confira as políticas para ganhar uma reserva cortesia. Será um prazer receber você e contribuir para o seu sucesso!