Evitar o retrabalho é essencial se você quer manter sua reputação no mercado, já que essa ocorrência pode trazer resultados negativos ao negócio. Ter processos bem definidos faz com que a gestão das prioridades seja muito eficaz e precisa, permitindo um fluxo de atividades mais refinado.
Além disso, com planejamento, seu produto ou serviço pode ser entregue com mais precisão, permitindo que o cliente fique plenamente satisfeito e a equipe se sinta bem direcionada em relação às suas ações.
Sendo assim, neste artigo iremos apresentar não só o conceito de retrabalho, mas também as principais maneiras de evitá-lo em sua empresa. Com isso, a produtividade é otimizada, os processos melhor estabelecidos e os resultados mais lucrativos. Não deixe de conferir!
Retrabalho: o que é?
O retrabalho consiste na necessidade de revisão, reajuste ou refação de bens e serviços, devido ao não atendimento das demandas dos clientes. Vale salientar que, nem toda correção se encaixa nesse conceito.
Afinal, é comum que alguns ajustes precisem ser feitos para que a entrega esteja conforme o proposto. No entanto, o retrabalho é caracterizado por acabar gerando gargalos, prejudicando o andamento da empresa.
Portanto, é muito importante conhecer maneiras de evitar esse fenômeno, a fim de proporcionar uma experiência qualificada para todos os envolvidos nos seus negócios.
Principais Causas
Algumas ações podem trazer prejuízos ao seu negócio, uma vez que acabam gerando ocorrências de retrabalho.
Nesse sentido, é viável entender como as causas para esse fenômeno podem ser diversas. Veja a seguir se você quer saber mais!
Gestão Empresarial
A gestão empresarial é capaz de gerar retrabalho, inclusive, em cadeia. Até porque quando uma companhia dá as costas para o gerenciamento do tempo, das metas e das ações, é muito provável que os funcionários acabem ficando sobrecarregados e sem nenhum tipo de direcionamento.
Tudo isso, também afeta sua reputação e relação com os clientes. Portanto, é de extrema relevância, assegurar que cada passo está sendo feito da forma mais otimizada possível, sempre realizando auditorias internas, a fim de verificar o que pode ser melhorado, antes que prejuízos financeiros atinjam seu negócio.
Executor
Os processos de retrabalho podem ser ocasionados por quem executou as tarefas relacionadas a entrega de determinado produto ou serviço. Isso pode acontecer por inúmeras causas.
O importante é identificar a motivação do erro do funcionário, a fim de evitar que ele se repita novamente. Vale ressaltar que, em muitos dos casos, a ocorrência também pode ser responsabilidade da empresa.
Afinal, funcionários sobrecarregados, sem remuneração adequada ou mesmo que não tiveram treinamentos, tem mais facilidade de cometer erros significativos.
Solicitante
O solicitante também pode prejudicar o fluxo de trabalho em sua empresa, seja ele um cliente, supervisor ou parceiro.
Com isso, caso as demandas estejam desalinhadas, a explicação da necessidade não tenha sido devidamente realizada ou mesmo se o briefing estiver incompleto, é bem provável que seja preciso refazer a tarefa.
Situações de emergência
O retrabalho também pode ser causado por situações de força maior, que não estavam no planejamento do processo. Isso é bastante comum, principalmente por, atualmente, utilizarmos inúmeros softwares e plataformas de automação.
Tais ferramentas podem apresentar falhas, bugs ou ficar fora do ar para ajustes. Quando isso acontece, é preciso comunicar o cliente, a fim de mantê-lo ciente e assegurar que a entrega será realizada assim que possível.
Como evitar
Se você quer evitar ao máximo o retrabalho em sua empresa, a fim de eliminar ocorrências que acabam sendo perda de tempo, vale a pena seguir alguns passos. Os principais deles são:
Escute sua Equipe
Ouvir os trabalhadores é uma das maneiras mais inteligentes de garantir a fluidez no ambiente ocupacional. São os funcionários que ficam, geralmente, na linha de frente dos negócios, o que os proporciona uma visão ampla para a identificação de gargalos nos diferentes departamentos da empresa.
Ao escutar sua equipe, você impulsiona a relação de confiança e gera valor a companhia. Os colaboradores que possuem princípios alinhados e se sentem escutados, tendem a ter mais bem-estar e produtividade para executar as atividades.
Defina Processos
Quando os processos de uma empresa são definidos com clareza, dificilmente o retrabalho acontece. Afinal, se você estiver gerenciando e monitorando os resultados, vai identificar gargalos com facilidade, solucionando-os de forma ágil.
Por exemplo, se você é comunicador visual, pode estabelecer exatamente as informações mais relevantes sobre o cliente que precisa saber. Assim, é possível conhecê-lo melhor e garantir que ele gostará do seu trabalho.
Esse mesmo princípio se aplica às demais áreas de atuação no mercado. Lembre-se, processos bem definidos promovem fluidez, otimização, boa reputação e lucro.
Invista em Comunicação
É importante investir em comunicação tanto com os clientes, quanto com a equipe. Afinal, promover conteúdos de qualidade e atrativos aumentam a confiança do consumidor, melhorando sua experiência.
Em relação aos colaboradores, é relevante mencionar que a ação de se comunicar internamente, pode fazer toda a diferença para a produtividade e boa execução dos processos.
Com uma equipe bem assessorada, é bem provável que os seus resultados decolem e as ocorrências de retrabalho diminuam significativamente.
Faça Automações
As automações te permitem economizar tempo, uma vez que tarefas do dia a dia podem ser executadas por ferramentas. Assim, seus funcionários ficam menos sobrecarregados e conseguem focar no que realmente importa.
Os softwares de automação também podem ser muito úteis na simplificação processos, identificação de gargalos e oferta de métricas para ajudar na implementação das melhorias.
Consequências
Existem inúmeras consequências do retrabalho para a sua empresa. Continue acompanhando se quer conhecer as principais!
Custos
Refazer o trabalho do zero ou mesmo corrigir grande parte dele, gera custos elevados para a sua empresa. Essa consequência do retrabalho é uma das mais preocupantes, já que pode afetar todos os envolvidos na execução das atividades.
Relacionamento com os Clientes
O relacionamento com os seus clientes também é afetado quando situações como essa acontecem. Afinal, isso gera uma quebra de expectativas e frustra o consumidor, que pagou para obter o que foi previamente acordado.
Equipe
Com episódios constantes de retrabalho, a equipe pode passar a se sentir sobrecarregada, desmotivada e insatisfeita. Isso prejudica muito o andamento das atividades e pode causar, inclusive, doenças relacionadas ao ambiente ocupacional, como burnout, por exemplo.
Produtividade e Imagem da Empresa
Por fim, a produtividade e imagem da empresa ficam prejudicadas. Para evitá-lo, é necessário considerar as ações acima mencionadas. Se você deseja saber mais sobre assuntos semelhantes, que te auxiliam a manter bons resultados, veja 6 dicas para uma gestão de tempo mais eficiente.
