Em meio a múltiplas tarefas que precisam ser feitas na vida profissional, fazer uma boa gestão do tempo é indispensável.
É comum ouvir a famosa afirmação “não tenho tempo” por aí, não é? De fato, o dia a dia do trabalhador está cada vez mais tumultuado.
É por isso que a gestão do tempo no trabalho se tornou tão importante.
Com o correto gerenciamento do tempo, você consegue realizar todas as suas atividades sem perder a cabeça.
Além disso, sua produtividade aumenta, permitindo que você cumpra todas as tarefas em menos tempo.
Hoje, vamos te mostrar como fazer isso.
Como realizar uma boa gestão do tempo?
1 – Faça um bom planejamento
O início de qualquer processo de gestão sempre será com planejamento. Afinal, como você pode gerenciar algo que ainda não conhece?
Faça uma lista de cada atividade, cada tarefa que precisa ser realizada durante determinado período.
A melhor forma é fazendo uma lista mensal com as principais tarefas, e uma lista diária ao fim do expediente para o dia seguinte.
Se possível, coloque os horários de cada tarefa, pois isso ajudará a manter o foco e saber exatamente o que deve ser feito e quando.
2 – Crie metas
A gestão do tempo pode se beneficiar grandemente de um sistema de metas criado por você.
É muito simples. Ao ter metas definidas, você tem mais foco e motivação para continuar trabalhando.
Ao cumprir cada uma das suas metas, você adquire a sensação de realização e pode, inclusive, criar um sistema de pequenas recompensas.
Mas atenção: as metas devem ser alcançáveis. Nada de criar metas extremamente difíceis de atingir, ou isso pode causar apenas frustração.
Comece com metas pequenas, como entregar todas as suas tarefas até o fim do dia, e vá aumentando conforme for conveniente.
3 – Defina prazos
A definição de prazos é um fator que está automaticamente atrelado à criação de metas.
Quando se cria uma meta, dá-se um prazo a ela. Esse prazo pode ser horário, diário, semanal, mensal, etc.
Uma boa dica para fazer a gestão do tempo é deixar seus prazos bem visíveis o tempo todo.
Assim, mesmo que você se esqueça de algum, ele estará anotado em algum lugar.
Além disso, nunca subestime a duração de uma tarefa. Cronometre as mais habituais para saber exatamente quanto tempo levam, e atribua prazos de acordo.
Mesmo assim, vale a pena deixar uma margem extra para resolver algum problema que surgir durante determinada atividade.
4 – Anote seus agendamentos
Se você é o tipo de pessoa que consegue se lembrar de todos os seus compromissos de cabeça, então ótimo!
Mas, mesmo assim, é muito recomendável anotar seus compromissos e tarefas importantes.
Nunca se sabe quando algo vai passar despercebido ou ser esquecido. E não é só isso.
Agendamentos em aplicativos como o Google Agenda são ótimos para criar alertas antes da hora.
Assim, quando um compromisso estiver chegando, você já recebe uma notificação e pode se preparar com maior tempo hábil.
5 – Escolha suas atividades
Nem sempre todas as tarefas que temos em uma lista são essenciais para a eficiência do trabalho.
Inclusive, você pode se surpreender ao encontrar diversas tarefas dispensáveis em sua lista.
Então, a nossa dica dessa vez é essa. Analise sua lista de tarefas e pense se realmente é necessário fazer o que está lá.
É claro que a maioria dos deveres não podem deixar de ser cumpridos, mas muito provavelmente, você encontrará coisas desnecessárias em meio a elas.
Eliminando essas atividades, você abre mais espaço em sua rotina para cuidar de coisas mais importantes.
6 – Saiba priorizar
Um dos segredos da produtividade é saber o que é mais importante. Ao ter uma lista com suas atividades descritas, isso fica muito mais fácil.
Priorize as tarefas mais importantes, aquelas que não podem deixar de ser entregues mesmo que o maior dos problemas apareça no caminho.
Faça essas primeiro, enquanto você tem mais energia, logo no início do dia.
Em seguida, crie uma nota de prioridade para todas as outras. Assim, você consegue elaborar um cronograma em ordem de prioridade.
Como resultado, dificilmente vai deixar de entregar algo importante ou atrasar uma tarefa que já estava em status de atenção.
7 – Delegue tarefas
Se você trabalha sozinho, não tem a quem delegar tarefas, e tudo bem. Isso faz parte do trabalho individual.
Mas se você tem uma equipe, saiba delegar tarefas corretamente.
Em primeiro lugar, você precisa de um documento, planilha ou aplicativo onde possa controlar qual tarefa está sendo delegada para quem.
Além disso, estipule prazos de entrega para que os responsáveis saibam até quando devem entregar os trabalhos.
Por fim, lembre-se de conferir diariamente se tudo está em dia. Caso não esteja, procure o responsável para ver se ele precisa de ajuda, ou simplesmente pergunte o status da demanda delegada a ele.
8 – Evite a procrastinação
Algumas dicas para fazer a gestão do tempo envolvem a vida pessoal também. É o caso da nossa próxima dica, que pede atenção com a procrastinação.
Isso é algo que pode entrar no caminho especialmente de quem trabalha em casa.
É muito fácil procrastinar em casa, pois existem inúmeras distrações que favorecem isso.
Entretanto, também é perfeitamente possível procrastinar na empresa, em atividades como conversas paralelas, redes sociais, pesquisas que não têm nada a ver com o trabalho e até o cafezinho que dura mais tempo do que deveria.
Fique atento a essas questões e evite perder tempo em atividades que não agregam nada em seu dia. Se você quer ser produtivo, precisa manter o foco.
9 – Faça pausas
Apesar de tudo isso, não é saudável que você se mantenha focado durante horas a fio.
É necessário fazer pausas para deixar a mente e o corpo descansarem, em especial quem trabalha em frente ao computador.
Por isso, lembre-se de fazer pausas a cada hora trabalhada. O ideal é fazer pelo menos uma pausa de quinze minutos por hora.
Assim, você permite que sua mente descanse e retorne ao trabalho mais focada.
10 – Uma coisa de cada vez
Por fim, se você quer fazer uma gestão do tempo eficiente, lembre-se de abolir o multitarefa.
Sabemos que esse é um tema polêmico, mas é necessário se você realmente quiser melhorar os resultados.
Quando você faz várias coisas de uma vez só, não consegue focar muito em nenhuma delas.
O resultado deixa a desejar, e o tempo necessário para concluir uma tarefa se estende.
Entretanto, quando você foca em uma coisa de cada vez, consegue finalizar mais rápido, deixando mais tempo livre para a próxima atividade.
Dica bônus: trabalhe em um coworking
Você sabe o que é um coworking?
O coworking é um ambiente onde várias empresas trabalham lado a lado, em um espaço compartilhado.
Lá, você encontra diversas facilidades que te ajudam ainda mais a alcançar resultados e melhorar a produtividade.
Entre elas, o escritório virtual, que atende suas ligações por você, e as salas de reuniões, que já estão prontas para receber seus convidados.
Mas não é apenas isso. No coworking, o clima organizacional e o engajamento com os colegas incentiva a produtividade e o desempenho.
Quer saber mais?
Leia nosso texto com 6 motivos para escolher o coworking ao invés do home office!
